Changer de syndic : procédure, vote et transmission du dossier

Changer de syndic n’a rien d’exceptionnel : c’est une décision courante à l’échéance du mandat. Mais une transition mal préparée peut laisser la copropriété sans gestionnaire ou engendrer des frais de justice évitables. La difficulté n’est pas juridique, elle est logistique : désigner le successeur au bon moment, avec la bonne majorité, et récupérer archives et fonds dans les délais.

Cet article détaille chaque étape : mise en concurrence par le conseil syndical, inscription à l’ordre du jour, vote à la bonne majorité, puis passation encadrée par les délais légaux — et la voie à suivre en cas de rétention des pièces.

En bref

• Le conseil syndical met en concurrence plusieurs projets de contrat avant l’assemblée.
• La désignation du nouveau syndic se vote à la majorité de l’article 25, avec passerelle vers l’article 24.
• Il faut désigner le successeur dans la même décision pour éviter toute vacance de gestion.
• La passation suit des délais légaux : 15 jours (trésorerie, accès bancaires), un mois (archives), deux mois (comptes apurés).
• En cas de rétention, le juge peut ordonner la remise sous astreinte.

Comprendre les enjeux avant de changer de syndic

Le syndic est un mandataire : la copropriété peut ne pas renouveler son contrat à l’échéance, ou y mettre fin de façon anticipée en cas de manquement grave. Le point de vigilance n’est pas le droit de changer — il est acquis — mais la continuité de la gestion.

Non-renouvellement ou résiliation anticipée

Deux voies à ne pas confondre. Le non-renouvellement intervient à l’échéance normale du contrat : la question de la désignation d’un nouveau syndic et de la date de fin du contrat en cours est portée à l’ordre du jour d’une assemblée tenue dans les trois mois précédant le terme. Aucune faute n’a à être démontrée, et il peut y être mis fin sans indemnité.

La résiliation anticipée met fin au mandat avant son terme et suppose de démontrer une inexécution suffisamment grave (voir plus bas). C’est la voie la plus risquée sur le plan indemnitaire ; à griefs fragiles, mieux vaut attendre l’échéance.

Base légale : article 18, VII et VIII, de la loi du 10 juillet 1965.

Anticiper pour éviter la vacance de gestion

Sans successeur désigné à temps, l’immeuble peut se retrouver sans représentant légal, ce qui impose de saisir le tribunal pour faire désigner un administrateur — une solution de secours, coûteuse. D’où l’intérêt d’engager la démarche plusieurs mois avant l’échéance : le temps d’auditionner des cabinets et de préparer le vote sans précipitation.

Le rôle du conseil syndical

Le conseil syndical sélectionne les candidats, analyse les projets de contrat et prépare la décision. Son avis n’est pas décisionnel — c’est l’assemblée qui vote — mais il pèse. Deux contrôles concrets à ne pas négliger : la carte professionnelle et l’attestation de garantie financière de chaque candidat, indispensables pour un syndic professionnel.

Organiser la mise en concurrence

La mise en concurrence n’est pas une périodicité automatique : elle intervient lorsque l’assemblée est appelée à désigner un syndic professionnel. La méthode et la grille de comparaison font l’objet d’un guide dédié.

Le cadre de la mise en concurrence

Le conseil syndical met en concurrence plusieurs projets de contrat, établis conformément au contrat type et accompagnés de leur fiche d’information sur le prix et les prestations. L’assemblée peut l’en dispenser par un vote à la majorité de l’article 25 ; en l’absence de conseil syndical, la mise en concurrence n’est pas obligatoire. Cette formalité n’est pas prescrite à peine d’irrégularité de la désignation, mais elle reste le meilleur outil de comparaison.

Base légale : article 21 de la loi du 10 juillet 1965.

Les critères de sélection

Au-delà du prix, quelques critères objectifs : taille du cabinet et nombre d’immeubles gérés (charge réelle par gestionnaire), proximité géographique pour la réactivité, garanties financières et assurance de responsabilité civile professionnelle, et réputation auprès d’autres conseils syndicaux. La fiche d’information tarifaire permet d’aligner les offres sur une base commune.

Ces critères valent pour un syndic professionnel. Si la copropriété envisage un syndic non professionnel (bénévole ou coopératif), la logique diffère : le candidat doit être copropriétaire de l’immeuble, le contrat type ne s’impose pas de la même façon, et le choix repose davantage sur la disponibilité et l’organisation que sur une grille tarifaire.

Vérifier le contrat type

Le contrat proposé doit respecter le modèle type réglementaire. Points d’attention :

Clause	Règle	Point de vigilance
Durée du mandat	Trois ans maximum (un an si syndic constructeur)	Une durée courte permet de réévaluer le service
Prestations	Forfait + prestations particulières de l’annexe 2	Repérer les doublons entre forfait et « en sus »
État daté	Plafonné (380 € TTC)	Vérifier le respect du plafond
Honoraires de travaux	Votés avec les travaux, taux dégressif	Pas de frais fixés d’avance au contrat
Renouvellement	Décision expresse de l’assemblée	Pas de tacite reconduction
Compte bancaire	Séparé, au nom du syndicat	Obligation d’ordre public

Le contrat de syndic est approuvé par une décision expresse de l’assemblée : il n’y a pas de tacite reconduction. Quant au compte séparé, il est obligatoire au nom du syndicat, sans condition de taille de la copropriété. Sa méconnaissance entraîne la nullité de plein droit du mandat du syndic à l’expiration d’un délai de trois mois suivant sa désignation — c’est le mandat qui tombe, les actes déjà passés avec des tiers de bonne foi restant valables, et non une annulation rétroactive de la gestion.

Base légale : article 18, II et VI, de la loi du 10 juillet 1965 ; article 28 du décret du 17 mars 1967.

Inscrire la désignation à l’ordre du jour

Une fois le candidat choisi, le formalisme de l’inscription conditionne la validité du vote.

La demande d’inscription

Tout copropriétaire, comme le conseil syndical, peut demander l’inscription d’une question à l’ordre du jour, par lettre recommandée adressée au syndic en place avant l’envoi des convocations. La résolution doit désigner nommément le cabinet retenu, et le projet de contrat doit être joint.

Les délais de convocation

Le syndic convoque l’assemblée au moins vingt et un jours avant la séance. Les projets de contrat des candidats sont notifiés avec la convocation : l’absence de ces pièces expose la décision à une contestation par un copropriétaire opposant ou défaillant. Le décret du 17 mars 1967 encadre la computation de ces délais.

Base légale : articles 9 à 11 du décret du 17 mars 1967.

La notification des projets aux copropriétaires

Chaque copropriétaire doit recevoir les projets de contrat mis en concurrence, pour comparer en connaissance de cause. Prévoyez un formulaire de vote par correspondance clair permettant de choisir entre les candidats.

Le vote en assemblée

La majorité de l’article 25

La désignation du syndic se vote à la majorité de l’article 25 : majorité des voix de tous les copropriétaires, y compris absents non représentés. Le président de séance annonce le décompte exact.

Base légale : article 25 (c) de la loi du 10 juillet 1965.

La passerelle de l’article 25-1

Si la majorité de l’article 25 n’est pas atteinte mais que le candidat recueille au moins un tiers des voix de tous les copropriétaires, l’assemblée peut procéder immédiatement à un second vote à la majorité de l’article 24 (voix exprimées des présents, représentés ou votant par correspondance). Si le projet n’atteint pas ce tiers, une nouvelle assemblée peut être convoquée pour statuer.

Base légale : articles 24 et 25-1 de la loi du 10 juillet 1965.

La date de prise d’effet

L’assemblée fixe la date de fin du contrat en cours et la date de prise d’effet du nouveau contrat, au plus tôt un jour franc après la tenue de l’assemblée. Ce décalage évite toute vacance. Le procès-verbal mentionne ces dates ; sa notification à l’ancien syndic vaut information officielle.

La décision de désignation reste contestable : un copropriétaire opposant ou défaillant dispose d’un délai de deux mois pour agir, à compter de la notification du procès-verbal — laquelle est faite par le syndic dans le mois suivant l’assemblée. La désignation est exécutoire dès le vote, mais ne devient définitivement incontestable qu’à l’expiration de ce délai.

Base légale : article 18, VII, et article 42 de la loi du 10 juillet 1965.

La résiliation anticipée pour inexécution suffisamment grave

Lorsqu’il faut agir avant l’échéance, la voie est plus exigeante.

Les manquements qui peuvent la justifier

Le fondement n’est pas une « faute grave » définie à l’avance, mais l’inexécution suffisamment grave des obligations du syndic, appréciée par les juges. Sont classiquement retenus : l’absence de compte bancaire séparé, le défaut de paiement des salariés ou fournisseurs de l’immeuble, l’inexécution de travaux votés, l’absence de tenue de la comptabilité. Une simple perte de confiance ou une mésentente ne suffit pas.

Documentez chaque défaillance (mises en demeure restées sans réponse, constats) : c’est le dossier de preuves qui sécurise la décision.

Base légale : article 18, VIII, de la loi du 10 juillet 1965.

La procédure

Le conseil syndical notifie au syndic une demande motivée d’inscription de la résiliation à l’ordre du jour. Lorsque le président du conseil syndical demande la convocation de l’assemblée, le syndic est tenu d’y procéder dans un délai de deux mois à compter de la première présentation de la lettre recommandée ; à défaut, le président peut convoquer lui-même l’assemblée. La résolution vise la résiliation et la désignation du successeur, et l’assemblée se prononce à la majorité de l’article 25.

Base légale : article 18, VIII, de la loi du 10 juillet 1965.

Le risque d’indemnisation

Une résiliation votée sans inexécution suffisamment grave établie expose le syndicat à indemniser le syndic évincé à hauteur des honoraires restant à courir. Le montant est apprécié par le juge selon le préjudice. D’où l’importance d’un dossier solide et, en cas de doute, d’un avis juridique préalable.

Quand attendre l’échéance : si les griefs sont fragiles, mal datés ou peu documentés, le non-renouvellement à l’échéance — sans faute à prouver ni indemnité — reste la voie la moins risquée. La résiliation anticipée se réserve aux manquements réellement caractérisés.

La passation : délais et contrôle

Le vote acquis, la phase sensible commence. Le syndic sortant doit respecter un calendrier précis (article 18-2).

Le calendrier légal de transmission

Échéance	Éléments transmis
15 jours	Situation de trésorerie, références des comptes bancaires du syndicat et coordonnées de la banque
1 mois	Ensemble des documents et archives (registres, procès-verbaux, carnet d’entretien, contrats, comptabilité), y compris les pièces dématérialisées
2 mois après le délai d’un mois	État des comptes des copropriétaires et du syndicat, après apurement et clôture

La transmission des documents et archives est accompagnée d’un bordereau récapitulatif, dont copie est remise au conseil syndical. Le nouveau syndic vérifie le solde bancaire transmis : tout écart entre comptabilité et relevé doit être justifié par l’ancien gestionnaire.

Base légale : article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 ; article 33-1 du décret du 17 mars 1967.

Les points de contrôle à la reprise

Le successeur récupère les accès bancaires en ligne, intègre les soldes individuels de chaque copropriétaire, reprend les contrats d’assurance et d’entretien en cours et transfère les fonds (dont le fonds de travaux) sur les comptes séparés ouverts au nom du syndicat. Les derniers ajustements de charges se font à l’approbation annuelle des comptes.

En cas de rétention des pièces

Si l’ancien syndic bloque la transmission, la loi prévoit des voies de contrainte.

La mise en demeure préalable

Adressez au syndic sortant une mise en demeure par lettre recommandée, listant précisément les pièces manquantes et fixant un délai de remise. Conservez-en copie : c’est la pièce d’appui d’une éventuelle action.

Le référé devant le tribunal judiciaire

À défaut de remise, le nouveau syndic ou le président du conseil syndical peut saisir le président du tribunal judiciaire en référé pour obtenir une ordonnance de remise. Les bordereaux de recommandé et les relances sans réponse établissent la carence.

Les astreintes

Le juge peut assortir la remise d’une astreinte (somme par jour de retard) et allouer des dommages-intérêts pour le préjudice subi. Une remise partielle ou de pièces inexploitables peut être traitée comme une absence de transmission. Les manquements graves d’un syndic professionnel peuvent en outre être signalés à sa chambre professionnelle.

Base légale : article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965.

Checklist du changement de syndic

• Mise en concurrence de plusieurs projets de contrat conformes au modèle type.
• Contrôle des cartes professionnelles et garanties financières des candidats.
• Demande d’inscription de la désignation à l’ordre du jour, projet de contrat joint.
• Vérification du délai de convocation (21 jours) et de la notification des projets.
• Vote à la majorité de l’article 25, passerelle 25-1 anticipée.
• Désignation du successeur et date de prise d’effet fixées dans la décision.
• Suivi de la passation : 15 jours / 1 mois / 2 mois, bordereau récapitulatif signé.
• Vérification du solde bancaire et des accès à la reprise.

Le point à retenir

Changer de syndic tient en deux réflexes : ne jamais voter la fin d’un mandat sans désigner le successeur dans la même décision (sous peine de vacance et d’administrateur judiciaire), et suivre la passation de près — 15 jours pour les accès bancaires, un mois pour les archives, deux mois pour les comptes, bordereau à l’appui. Le reste (mise en concurrence, majorité de l’article 25) est du formalisme maîtrisable. La résiliation anticipée, elle, ne s’engage qu’avec un dossier de preuves solide, faute de quoi l’indemnisation du syndic évincé efface le bénéfice du changement.

FAQ

Comment s’organise le transfert des archives après un changement de syndic ?

Le syndic sortant doit remettre au successeur, selon un calendrier légal : la situation de trésorerie et les références bancaires sous 15 jours, l’ensemble des archives (contrats, carnet d’entretien, registres, procès-verbaux) sous un mois, et l’état des comptes apuré sous deux mois après ce délai d’un mois. La transmission est accompagnée d’un bordereau récapitulatif, dont copie va au conseil syndical.

Veillez à ce que ce bordereau soit signé : il liste chaque pièce transmise et protège la copropriété en cas de litige ultérieur. En pratique, il faut souvent relancer fermement l’ancien cabinet pour récupérer les accès en ligne des comptes fournisseurs.

Base légale : article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 ; article 33-1 du décret du 17 mars 1967.

Quelle est la procédure pour changer de syndic à l’échéance du contrat ?

Le conseil syndical met d’abord en concurrence plusieurs projets de contrat conformes au modèle réglementaire. Le candidat retenu est inscrit à l’ordre du jour de l’assemblée, qui se tient idéalement dans les trois mois précédant la fin du mandat. Le vote a lieu à la majorité de l’article 25 (voix de tous les copropriétaires), avec passerelle vers la majorité de l’article 24 si le tiers des voix est atteint.

Fixez précisément la date de prise d’effet du nouveau contrat, au plus tôt un jour franc après le vote, pour éviter toute vacance. Assurez-vous que les projets de contrat sont annexés à la convocation : leur absence peut faire contester la décision.

Base légale : articles 24, 25 et 25-1 de la loi du 10 juillet 1965.

Peut-on rompre le mandat d’un syndic avant son terme ?

Oui, par une résiliation anticipée, mais elle doit être fondée sur une inexécution suffisamment grave — pas sur une simple mésentente. Absence de compte séparé, défaut de paiement des salariés de l’immeuble, inexécution de travaux votés : ces manquements peuvent la justifier. La procédure suppose une demande motivée d’inscription à l’ordre du jour ; si le président du conseil syndical demande la convocation, le syndic doit y procéder dans les deux mois, à défaut de quoi le président convoque lui-même.

Attention : votée sans manquement établi, la révocation expose la copropriété à verser au syndic évincé des dommages-intérêts correspondant aux honoraires restant à courir. Documentez chaque défaillance avant de soumettre la résolution au vote.

Base légale : article 18, VIII, de la loi du 10 juillet 1965.