Contrat de syndic : comment le lire, le contrôler et comparer les honoraires

Depuis 2015, le contrat de syndic professionnel suit un modèle type fixé par décret : les missions de gestion courante sont couvertes par un forfait, et seules les prestations particulières définies par la réglementation peuvent être facturées en plus. Cette standardisation n’empêche pas des écarts tarifaires importants entre cabinets, ni les facturations en doublon quand la frontière du forfait est floue.

Cet article donne une méthode de lecture du contrat : repérer ce que le forfait doit couvrir, identifier les prestations réellement facturables en sus, contrôler les frais imputables au seul copropriétaire, et comparer les offres avant le vote.

En bref

• Le contrat de syndic professionnel respecte un contrat type d’ordre public (décret n° 2015-342).
• La gestion courante est couverte par un forfait : aucune de ces missions ne peut être refacturée à part.
• Seules les prestations particulières listées en annexe du décret ouvrent droit à une rémunération complémentaire.
• Certains frais sont imputables au seul copropriétaire concerné : recouvrement après mise en demeure, état daté lors d’une vente, délivrance spécifique de documents sur support papier — jamais les documents accessibles gratuitement via l’extranet.
• Le contrat se vote à la majorité de l’article 25 ; l’accès aux documents via l’extranet doit rester gratuit.

Dans les faits, le problème n’est pas toujours le montant du forfait : c’est l’empilement de petites lignes — frais d’envoi, vacations horaires, suivi de sinistre, archivage, relances, assemblée hors des horaires inclus. Contrôler un contrat, c’est vérifier que chaque ligne a une base dans le contrat type.

Le cadre légal du contrat de syndic

Le contrat de syndic professionnel n’est pas librement rédigé : il suit un modèle imposé, pensé pour rendre les offres comparables et limiter les frais arbitraires.

Le contrat type d’ordre public

L’article 18-1 A de la loi du 10 juillet 1965 pose le principe d’une rémunération forfaitaire pour la mission de syndic, une rémunération complémentaire n’étant possible que pour des prestations particulières définies par décret. Concrètement, le contrat type figure en annexe 1 du décret n° 2015-342 du 26 mars 2015, et la liste limitative des prestations particulières en annexe 2 (le tout rattaché à l’article 29 du décret de 1967).

Tout contrat de syndic professionnel doit respecter ce modèle. Le manquement à cette obligation est passible d’une amende administrative (jusqu’à 3 000 € pour une personne physique, 15 000 € pour une personne morale). C’est ce cadre qui donne une base de comparaison saine entre cabinets.

Base légale : article 18-1 A de la loi du 10 juillet 1965 ; article 29 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 ; décret n° 2015-342 du 26 mars 2015.

La transparence sur les qualifications et assurances

Le syndic professionnel exerce sous condition de carte professionnelle et de garantie financière, et doit être couvert par une assurance de responsabilité civile professionnelle. Le contrat et la fiche d’information sur le prix et les prestations permettent au conseil syndical de vérifier ces éléments avant le vote.

La fiche d’information, établie selon un modèle réglementaire, accompagne obligatoirement le projet de contrat : c’est l’outil de comparaison entre offres.

Base légale : article 18-1 A de la loi du 10 juillet 1965.

Le cas du syndic non professionnel

Un syndic non professionnel (bénévole ou coopératif) doit être copropriétaire d’un lot dans la copropriété qu’il gère : si cette condition disparaît, son mandat devient caduc dans un délai de trois mois. Il n’est pas soumis aux mêmes obligations qu’un professionnel : ni carte professionnelle, ni contrat type imposé de la même façon.

Sa rémunération, lorsqu’elle existe, doit être fixée clairement par l’assemblée. Même quand l’intervention est bénévole, un écrit reste recommandé pour préciser la durée du mandat, les modalités de remboursement des frais (sur justificatifs), les accès bancaires, les assurances et les conditions de passation. Cette gestion de proximité réduit les frais de structure des petites copropriétés.

Base légale : article 17-2 de la loi du 10 juillet 1965 ; article 18-1 A, IV, de la même loi.

Lire le forfait de gestion courante

Le cœur du contrôle : distinguer ce que le forfait couvre obligatoirement de ce qui peut être facturé en sus.

Les missions couvertes par le forfait

Le forfait couvre les missions de gestion courante du syndic : tenue de la comptabilité et des appels de fonds, organisation de l’assemblée générale annuelle (convocation, tenue, secrétariat), tenue des registres et conservation des archives, gestion administrative de l’immeuble. Aucune de ces missions ne peut donner lieu à une facturation séparée.

Une ligne de facturation qui refacturerait une mission de gestion courante est contestable : le conseil syndical peut en demander le retrait. Lisez les annexes du contrat avec attention — c’est là que des missions du forfait sont parfois glissées comme options payantes.

Base légale : article 18-1 A de la loi du 10 juillet 1965.

Les visites et réunions

Vérifiez le nombre de visites de l’immeuble et de réunions avec le conseil syndical prévues au forfait, ainsi que les modalités de compte rendu. Ces éléments sont un vrai levier de négociation : ajuster leur fréquence à vos besoins réels agit directement sur le montant du forfait.

Attention aux plages horaires de tenue de l’assemblée : certaines clauses prévoient des majorations pour les réunions tardives ou de week-end. Négociez une plage large et réaliste pour éviter ces surcoûts.

Forfait ou prestation particulière : tableau de contrôle

Situation	Forfait ou en sus ?	Point de contrôle
Convocation et tenue de l’AG annuelle	Forfait	Vérifier les horaires inclus
Tenue de la comptabilité courante	Forfait	Aucune ligne séparée ne doit apparaître
Conservation des archives	Forfait (sauf archivage externalisé prévu au contrat)	Vérifier les frais d’archivage en sus
Suivi d’un sinistre	En sus, selon le contrat	Vérifier la prestation exacte et le rôle de l’assureur
État daté lors d’une vente	Facturé au vendeur, plafonné	Vérifier le plafond de 380 € TTC
Recouvrement après mise en demeure	Imputable au copropriétaire débiteur	Frais nécessaires et justifiés uniquement
Suivi de gros travaux hors budget courant	Honoraires votés avec les travaux	Vérifier le taux dégressif voté en AG

Les prestations particulières facturables en sus

En dehors du forfait, seules certaines prestations, limitativement définies par le décret, ouvrent droit à une rémunération complémentaire.

Une liste limitative fixée par décret

Les prestations particulières facturables en sus sont limitativement énumérées dans l’annexe du décret n° 2015-342. Elles couvrent des missions précises hors gestion courante. Une ligne de facturation qui ne correspond à aucune prestation de cette liste, ou qui refacture une mission du forfait, est contestable.

Le nombre exact de ces prestations a évolué depuis 2015 (le décret et ses annexes ont été modifiés) : plutôt que de retenir un chiffre, retenez le principe — liste limitative : une prestation qui n’y figure pas ne peut pas être facturée en supplément au syndicat au titre du contrat de syndic. Elle relève soit du forfait, soit d’une prestation non facturable dans ce cadre. En cas de doute sur une ligne, demandez au syndic à quelle prestation de l’annexe 2 elle correspond.

Base légale : article 18-1 A de la loi du 10 juillet 1965 ; décret n° 2015-342 (annexe).

La gestion des sinistres

Le traitement d’un sinistre peut ouvrir droit à des honoraires spécifiques (déclaration, suivi d’expertise) lorsqu’il figure parmi les prestations particulières du contrat. Avant d’accepter une ligne liée à un sinistre, vérifiez trois points : la prestation figure-t-elle dans la liste réglementaire de l’annexe 2 ? Est-elle prévue à votre contrat ? Le syndic a-t-il réellement réalisé une mission distincte du suivi courant et des démarches déjà indemnisées par l’assureur ? Ce dernier point évite de payer deux fois le même travail.

Le coût horaire et les majorations

Lorsque des prestations sont facturées au temps passé, le tarif horaire varie souvent selon la qualification de l’intervenant. Vérifiez la cohérence des majorations éventuelles (soirée, week-end) et qu’elles sont explicitement chiffrées au contrat. Un tarif horaire élevé, appliqué à des prestations nombreuses, peut peser lourdement sur le budget annuel.

Les honoraires liés aux travaux votés

Les gros travaux constituent un poste où les honoraires du syndic se négocient précisément.

Le principe du taux dégressif

Pour le suivi des travaux hors budget prévisionnel, le syndic ne peut percevoir d’honoraires spécifiques que s’ils sont votés par l’assemblée générale, dans la même décision que les travaux concernés — ils ne peuvent pas être prévus forfaitairement à l’avance dans le contrat de base. Ces honoraires sont exprimés en pourcentage du montant hors taxes des travaux, à un taux dégressif selon l’importance du chantier. La loi impose ce caractère dégressif ; le taux lui-même n’est pas réglementé et se négocie.

Les fourchettes ci-dessous sont des repères de négociation observés sur le marché, à confirmer par des devis — elles n’ont aucune valeur réglementaire :

Ampleur des travaux	Ordre de grandeur négocié	Logique
Petits travaux	Taux le plus élevé	Charge administrative fixe importante rapportée au montant
Travaux intermédiaires	Taux intermédiaire	Équilibre entre temps passé et montant
Gros travaux	Taux le plus bas	Économies d’échelle sur la gestion
Chantiers énergétiques complexes	À négocier au cas par cas	Suivi technique renforcé

Entretien courant ou gros travaux ?

Les petites réparations relèvent de la gestion courante, déjà couverte par le forfait. En revanche, certaines études (audit technique, diagnostics) et le suivi des gros travaux justifient une rémunération séparée, à condition que le syndic démontre un travail réel.

Le vote simultané des honoraires

Les honoraires de suivi de travaux doivent être votés lors de la même assemblée que les travaux eux-mêmes, à la même majorité que celle applicable aux travaux : le syndic ne peut pas fixer son pourcentage après coup. La résolution mentionne clairement le taux retenu.

Base légale : article 18-1 A, III, de la loi du 10 juillet 1965.

Les frais imputables au seul copropriétaire

Certains frais ne se répartissent pas sur la collectivité mais sont imputés au copropriétaire directement concerné par un événement.

L’état daté lors d’une vente

L’état daté, établi lors de la mutation d’un lot, est facturé au copropriétaire vendeur, à un montant plafonné à 380 € TTC par décret. À distinguer du « pré-état daté » : ce dernier n’est pas un document légal obligatoire comparable, et les informations utiles à la vente sont en grande partie accessibles dans les documents de copropriété déjà disponibles. Avant d’accepter une telle facturation, vérifiez si le vendeur ou le notaire peut réunir les pièces depuis l’extranet.

Base légale : article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965 ; décret n° 2020-153 du 21 février 2020.

Les frais de recouvrement des impayés

Les frais engagés à compter de la mise en demeure (mise en demeure, relance, actes) sont imputables au seul copropriétaire défaillant, et non répartis sur la collectivité. Les simples rappels amiables restent à la charge du syndicat. Seuls les frais réels et justifiés sont imputables au débiteur, et le juge peut les modérer s’ils paraissent excessifs.

Base légale : article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965.

La délivrance de documents

La délivrance de certains documents sur support papier peut être facturée lorsqu’elle correspond à une prestation prévue par le contrat type. En revanche, l’accès aux documents mis à disposition sur l’extranet sécurisé est gratuit. Avant de commander une copie, vérifiez si le document est déjà disponible en ligne et si la facturation demandée correspond bien à une ligne autorisée du contrat.

Base légale : article 18 de la loi du 10 juillet 1965.

Comparer et négocier les offres

Mettre en concurrence

Lorsque l’assemblée doit désigner un syndic professionnel, le conseil syndical met en concurrence plusieurs projets de contrat, établis conformément au contrat type et accompagnés de leur fiche d’information. L’assemblée peut en dispenser le conseil par un vote à la majorité de l’article 25 ; en l’absence de conseil syndical, la mise en concurrence n’est pas obligatoire. Cette formalité n’est pas prescrite à peine d’irrégularité de la désignation, mais elle reste le meilleur outil pour comparer.

Base légale : article 21 de la loi du 10 juillet 1965.

Examiner les annexes et négocier

Comparez les prestations optionnelles pour vérifier qu’elles ne recoupent pas le forfait : c’est dans les annexes et les petites lignes (frais d’envoi, reprographie, archivage externalisé) que se logent les écarts. Demandez à chaque candidat de remplir une grille comparative identique, pour aligner forfaits et coûts horaires sur une base commune.

Le prix n’est pas le seul critère : la réactivité et la clarté du contrat comptent autant pour éviter les litiges. Les points ajustables (fréquence des réunions, périmètre des visites) sont vos principaux leviers.

Checklist de contrôle du contrat

• Le contrat respecte le modèle type et s’accompagne de la fiche d’information sur le prix.
• La carte professionnelle, la garantie financière et la RCP sont mentionnées.
• Aucune mission de gestion courante n’est refacturée en prestation particulière.
• Chaque prestation en sus correspond à une ligne de l’annexe du décret.
• Le nombre de visites et de réunions est précisé et adapté à vos besoins.
• Les frais individuels (état daté plafonné, recouvrement, copies) sont conformes.
• L’accès extranet est bien gratuit.

Le vote du contrat en assemblée

La majorité de l’article 25 et la passerelle

La désignation ou le renouvellement du syndic se vote à la majorité de l’article 25 (majorité des voix de tous les copropriétaires). Si cette majorité n’est pas atteinte mais que le projet recueille au moins un tiers des voix de tous les copropriétaires, l’article 25-1 permet un second vote immédiat à la majorité de l’article 24 (voix exprimées des présents, représentés ou votant par correspondance).

Base légale : articles 25 (c) et 25-1 de la loi du 10 juillet 1965.

La durée du mandat

La durée des fonctions du syndic ne peut excéder trois ans (un an si le syndic a participé à la construction de l’immeuble). Le renouvellement n’est jamais tacite : il suppose un vote exprès. Cette durée est fixée par l’article 28 du décret du 17 mars 1967, et non par l’article 18 de la loi.

Base légale : article 28 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967.

La fin de mandat et la passation

À la fin du mandat, le syndic sortant respecte le calendrier de l’article 18-2 : 15 jours pour la situation de trésorerie et les références bancaires, un mois pour les documents et archives, deux mois après ce délai d’un mois pour l’état des comptes après apurement. En cas de rétention, une astreinte peut être prononcée en référé.

Sur la résiliation anticipée en cours de mandat (pour inexécution suffisamment grave), voir le guide dédié à la révocation du syndic : le fondement est l’article 18 VIII, et non l’ancienne notion de « motif légitime et sérieux ».

Base légale : article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965.

Le point à retenir

Contrôler un contrat de syndic revient à tracer une frontière : d’un côté le forfait qui couvre toute la gestion courante, de l’autre les prestations particulières limitativement listées en annexe 2 du décret. Une prestation qui ne figure pas dans cette liste ne peut pas être facturée en supplément au syndicat au titre du contrat. Le réflexe utile n’est pas de mémoriser une liste, mais d’exiger, pour chaque ligne facturée en sus, à quelle prestation de l’annexe elle correspond — et de vérifier que rien de gratuit (extranet) ni de plafonné (état daté) n’est facturé au-delà des règles.

FAQ

Un syndic peut-il facturer une prestation qui ne figure pas dans le contrat type ?

Pour un syndic professionnel, non : le contrat type est d’ordre public, et seules les prestations particulières limitativement énumérées par le décret n° 2015-342 peuvent être facturées en sus du forfait. Toute ligne qui ne correspond à aucune de ces prestations, ou qui refacture une mission de gestion courante, est contestable et peut faire l’objet d’une demande de retrait.

Le nombre de ces prestations a évolué depuis 2015 au gré des modifications du décret : retenez le principe de la liste limitative plutôt qu’un chiffre. En cas de doute, demandez au syndic à quelle prestation de l’annexe correspond la ligne facturée.

Base légale : article 18-1 A de la loi du 10 juillet 1965 ; décret n° 2015-342.

Quels frais le syndic peut-il facturer à un seul copropriétaire ?

Le syndic impute à un copropriétaire précis les frais liés à sa situation : frais de recouvrement engagés à compter de la mise en demeure, état daté lors d’une vente (plafonné à 380 € TTC), et délivrance spécifique de documents sur support papier. Ces frais ne sont pas répartis sur la collectivité. En revanche, l’accès aux documents via l’extranet sécurisé est gratuit — ne payez pas pour un document déjà téléchargeable en ligne.

Base légale : article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965 ; décret n° 2020-153 du 21 février 2020.

Comment sont décidés les honoraires du syndic pour des travaux importants ?

Les honoraires de suivi de travaux (hors gestion courante) doivent être votés lors de la même assemblée que les travaux, à la même majorité, et ne peuvent pas être fixés à l’avance dans le contrat de base. Ils sont exprimés en pourcentage du montant hors taxes des travaux, à un taux dégressif selon l’ampleur du chantier. Le taux se négocie ; seul son caractère dégressif est imposé.

Base légale : article 18-1 A, III, de la loi du 10 juillet 1965.

Quelle majorité pour désigner ou renouveler le syndic ?

La désignation comme le renouvellement se votent à la majorité de l’article 25 (majorité des voix de tous les copropriétaires). Si cette majorité n’est pas atteinte mais que le projet obtient au moins un tiers des voix, un second vote immédiat intervient à la majorité de l’article 24 (passerelle de l’article 25-1) pour éviter une vacance de gestion.

Base légale : articles 25 et 25-1 de la loi du 10 juillet 1965.

Un syndic bénévole utilise-t-il le même contrat qu’un professionnel ?

Un syndic non professionnel doit être copropriétaire dans l’immeuble qu’il gère (article 17-2). Il n’est pas soumis aux obligations de carte professionnelle, et le contrat type ne s’impose pas de la même façon : lorsqu’il n’est pas rémunéré, il peut néanmoins proposer un contrat conforme au modèle. Le contrat doit préciser les modalités de remboursement des frais engagés et, le cas échéant, la rémunération convenue.

Base légale : articles 17-2 et 18-1 A de la loi du 10 juillet 1965.

Le syndic peut-il facturer l’accès à l’extranet ?

Non. La mise à disposition des documents dématérialisés via un accès en ligne sécurisé fait partie des obligations du syndic professionnel (sauf décision contraire de l’assemblée sur l’existence même de l’extranet). La consultation et le téléchargement des documents qui y figurent ne peuvent pas donner lieu à une facturation. Une ligne « frais d’accès extranet » ou « abonnement espace client » facturée à ce titre est contestable.

Base légale : article 18 de la loi du 10 juillet 1965 ; décret n° 2019-502 du 23 mai 2019.

Comment contester une ligne facturée à tort par le syndic ?

Demandez d’abord par écrit la base contractuelle et réglementaire de la ligne : à quelle prestation de l’annexe 2 du décret, ou à quelle clause du contrat, elle correspond. Portez le point au conseil syndical, qui contrôle les comptes avant l’assemblée. La ligne peut ensuite être contestée lors de l’examen des comptes en assemblée, ou corrigée en amont. Selon la gravité et la réponse du syndic, le refus de quitus ou une action peuvent être envisagés — mais l’essentiel se règle le plus souvent au stade du contrôle des comptes, pièces à l’appui.