Mise en concurrence des syndics : méthode et grille de comparaison

Comparer plusieurs syndics avant de voter est le meilleur moyen de maîtriser les honoraires et la qualité de gestion. On garde souvent le même cabinet par habitude, alors que la mise en concurrence permet de vérifier que le contrat type est respecté et que les prix correspondent aux services rendus.

Cet article donne une méthode complète : rassembler des projets de contrat conformes, les comparer sur une grille commune (forfait, prestations en sus, honoraires de travaux, organisation du cabinet), respecter le formalisme d’inscription à l’ordre du jour, puis soumettre le choix au vote — sans laisser la copropriété sans gestionnaire.

En bref

• La mise en concurrence relève du conseil syndical, avant l’assemblée appelée à désigner un syndic professionnel.
• Elle n’est pas prescrite à peine d’irrégularité de la désignation, mais reste le meilleur outil de comparaison.
• Les projets de contrat, conformes au contrat type (décret 2015-342), sont notifiés avec la convocation.
• La désignation se vote à la majorité de l’article 25, avec passerelle vers l’article 24.
• Comparer, c’est aligner les offres sur une grille commune : forfait, prestations en sus, honoraires de travaux, organisation.

Le cadre de la mise en concurrence

Avant toute comparaison, il faut cerner ce que la loi impose réellement — et ce qu’elle n’impose pas.

Ce que prévoit la loi

Lorsque l’assemblée est appelée à désigner un syndic professionnel, le conseil syndical met en concurrence plusieurs projets de contrat. L’assemblée peut l’en dispenser par un vote à la majorité de l’article 25, et en l’absence de conseil syndical, la mise en concurrence n’est pas obligatoire.

Deux précisions utiles pour éviter les idées reçues : cette mise en concurrence est liée à la désignation d’un syndic professionnel, non à une périodicité fixe de trois ans ; et elle n’est pas prescrite à peine d’irrégularité de la désignation — son absence n’annule pas, à elle seule, l’élection du syndic. Elle reste néanmoins le meilleur levier pour comparer les offres et réviser les clauses discutables.

Base légale : article 21 de la loi du 10 juillet 1965.

Le rôle du conseil syndical

Le conseil syndical définit d’abord les besoins de l’immeuble (travaux à venir, gestion des impayés, suivi technique), puis sollicite et centralise les projets de contrat. Il compare les offres au regard de ces besoins et prépare une synthèse à l’intention des copropriétaires.

Le conseil peut joindre à la convocation un document présentant les candidats : son avis éclaire le vote sans l’imposer, la décision restant celle de l’assemblée. Tout copropriétaire peut par ailleurs faire inscrire à l’ordre du jour l’examen d’un projet de contrat qu’il communique au syndic.

Recueillir des projets conformes au contrat type

Le contrat de syndic professionnel suit un modèle type fixé par le décret du 26 mars 2015 : le contrat type figure en annexe 1, la liste limitative des prestations particulières en annexe 2. Un projet non conforme au contrat type expose surtout le contrat et certaines clauses à contestation ; selon la gravité du manquement et les circonstances du vote, la décision de désignation elle-même peut être fragilisée.

Exigez de chaque candidat sa fiche d’information sur le prix et les prestations, établie selon un modèle réglementaire : c’est l’outil qui rend les offres comparables. Vérifiez aussi la carte professionnelle et l’attestation de garantie financière.

Base légale : article 18-1 A de la loi du 10 juillet 1965 ; décret n° 2015-342 du 26 mars 2015.

Comparer les honoraires et le contrat type

Le cœur de la comparaison : distinguer, dans chaque offre, ce que le forfait couvre de ce qui sera facturé en sus.

Vérifier la conformité au modèle réglementé

Le contrat doit respecter le modèle type. Un syndic ne peut pas retrancher unilatéralement les clauses protectrices du contrat type. Surveillez les tentatives d’ajout de frais déjà compris dans le forfait : reprographie ou secrétariat liés à la gestion courante, par exemple. La tenue des archives et la mise à disposition de l’extranet font partie du socle de gestion courante et ne peuvent pas être facturées à part.

Décrypter le forfait de gestion courante

Le forfait couvre la comptabilité, les appels de fonds, la tenue de l’assemblée annuelle, le carnet d’entretien et la gestion courante. Deux points à comparer d’un cabinet à l’autre : le nombre de visites de l’immeuble comprises et la plage horaire de tenue de l’assemblée (des réunions tardives ou de week-end peuvent entraîner des majorations si le contrat les prévoit).

Identifier les prestations particulières facturables en sus

Seules les prestations de l’annexe 2 du décret peuvent être facturées en supplément. Une prestation qui n’y figure pas ne peut pas être facturée au syndicat au titre du contrat de syndic : demandez à quelle ligne de l’annexe correspond chaque frais annoncé « en sus ». Attention aux frais d’archivage externe, source fréquente de litige : ils doivent correspondre à un coût réel et justifié.

Les honoraires de travaux

Pour le suivi des travaux hors budget courant, le syndic ne perçoit d’honoraires que s’ils sont votés par l’assemblée, dans la même décision que les travaux, à un taux dégressif selon l’ampleur du chantier. Le contrat ne peut pas prévoir une rémunération forfaitaire définitive pour des travaux futurs : les honoraires se décident au cas par cas, lors du vote des travaux concernés. La loi impose le caractère dégressif ; le taux se négocie.

Base légale : article 18-1 A, III, de la loi du 10 juillet 1965.

La révision des prix et l’état daté

Vérifiez la clause de révision annuelle du forfait : l’indice retenu et la formule doivent être clairs et proportionnés. Côté frais individuels, l’état daté établi lors d’une vente est plafonné à 380 € TTC ; comparez les autres frais liés aux mutations, moins encadrés.

Base légale : article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965 ; décret n° 2020-153 du 21 février 2020.

Grille de comparaison des offres

Poste	À comparer	Point de vigilance
Forfait annuel	Périmètre de gestion courante inclus	Rapporter au nombre de lots
Visites de l’immeuble	Nombre et compte rendu	Fréquence adaptée aux besoins réels
Prestations en sus	Correspondance avec l’annexe 2	Pas de doublon avec le forfait
Honoraires de travaux	Taux dégressif, voté avec les travaux	Pas de barème fixé d’avance
État daté	Plafond 380 € TTC	Autres frais de mutation à comparer
Révision des prix	Indice et formule	Proportionnalité, pas d’automatisme opaque

Grille de notation des candidats

Pour trancher entre plusieurs offres comparables, une grille pondérée évite de se laisser guider par le seul prix. Notez chaque critère sur 5, puis appliquez la pondération.

Critère	Pondération conseillée	Syndic A	Syndic B	Syndic C
Forfait annuel rapporté au nombre de lots	15 %
Prestations particulières et coût horaire	15 %
Honoraires de travaux (taux dégressif)	10 %
Nombre de visites et comptes rendus	10 %
Qualité de l’extranet	10 %
Réactivité testée avant signature	15 %
Expérience sur immeubles comparables	10 %
Gestion des impayés et contentieux	10 %
Clarté du contrat, absence de frais ambigus	15 %

Le meilleur syndic n’est pas forcément le moins cher : c’est celui dont le contrat, l’organisation et la réactivité correspondent le mieux aux besoins de l’immeuble.

Documents à demander à chaque candidat

• Projet de contrat conforme au contrat type et fiche d’information sur le prix.
• Attestations de carte professionnelle, de garantie financière et d’assurance de responsabilité civile professionnelle.
• Exemple d’extranet ou liste des documents accessibles en ligne.
• Présentation de l’équipe affectée à l’immeuble et modalités de traitement des urgences.
• Nombre de visites incluses et modèle de compte rendu.
• Tarifs des prestations particulières et coût horaire.

Questions à poser avant de retenir un candidat

• Combien d’immeubles le gestionnaire référent suit-il, et qui répond en son absence ?
• Quel est le délai moyen de réponse aux courriels du conseil syndical ?
• Combien de visites sont incluses, et un compte rendu est-il transmis après chacune ?
• Comment sont suivis les impayés et traitées les urgences techniques hors horaires ?
• Quels documents figurent dans l’extranet, et quels frais sont facturés au temps passé ?

Évaluer l’organisation et la réactivité du cabinet

Au-delà des chiffres, la qualité du service dépend de l’organisation interne du cabinet. Ces critères ne sont pas juridiques, mais ils pèsent lourd dans la durée.

La présence sur site et le suivi technique

Un gestionnaire qui visite régulièrement l’immeuble anticipe les dégradations et contrôle le travail des prestataires. Demandez si chaque visite donne lieu à un compte rendu écrit partagé avec le conseil syndical : c’est un bon indicateur de sérieux.

Les outils numériques et l’extranet

Le syndic professionnel doit mettre à disposition un extranet sécurisé (sauf décision contraire de l’assemblée), donnant accès notamment au règlement, aux procès-verbaux et aux documents de gestion. Évaluez la qualité réelle de l’outil : mise à jour des documents, lisibilité des relevés, suivi des interventions. Un extranet théorique mais jamais alimenté ne vaut rien.

Base légale : article 18 de la loi du 10 juillet 1965 ; décret n° 2019-502 du 23 mai 2019.

La stabilité de l’équipe et la disponibilité

Un cabinet qui affecte un gestionnaire et un comptable stables connaît mieux votre immeuble. Quelques tests simples : le délai de réponse à un courriel, l’existence d’un service d’astreinte pour les urgences hors horaires, le nombre d’immeubles gérés par interlocuteur. Un fort turn-over ou un portefeuille surchargé se paient en qualité de suivi.

Le vote en assemblée générale

Le candidat choisi, le succès du changement dépend du respect des règles de majorité et de procédure.

L’inscription à l’ordre du jour et les délais

Adressez les projets de contrat au syndic en place par lettre recommandée, avant l’envoi des convocations. Les projets doivent être notifiés avec la convocation : leur absence expose la décision à une contestation. Le délai de convocation est de vingt et un jours minimum avant la séance ; prévoyez une marge pour l’acheminement postal.

Base légale : article 11 du décret du 17 mars 1967 (documents notifiés avec l’ordre du jour) ; article 9 du même décret (délai de convocation de vingt et un jours).

La majorité de l’article 25

La désignation du syndic se vote à la majorité de l’article 25 : majorité des voix de tous les copropriétaires. Les absents non représentés et les abstentionnistes ne votent pas contre, mais leurs voix ne s’ajoutent pas au projet — ce qui rend la mobilisation (présence, pouvoirs, vote par correspondance) déterminante pour atteindre le seuil.

Base légale : article 25 (c) de la loi du 10 juillet 1965.

La passerelle de l’article 25-1

Si la majorité de l’article 25 n’est pas atteinte mais que le candidat recueille au moins un tiers des voix de tous les copropriétaires, la même assemblée procède immédiatement à un second vote à la majorité de l’article 24 (voix exprimées des présents, représentés ou votant par correspondance). En dessous de ce tiers, pas de second vote immédiat : la question est renvoyée à une assemblée ultérieure.

Une confusion fréquente mérite d’être écartée : la règle de la nouvelle assemblée convoquée sous trois mois pour statuer à la majorité de l’article 24 vaut pour certains travaux relevant de l’article 25, pas pour la désignation du syndic.

Base légale : articles 24 et 25-1 de la loi du 10 juillet 1965.

La date de prise d’effet

Le nouveau contrat prend effet au plus tôt un jour franc après le vote, ce qui exclut le jour de l’assemblée. La date de fin du mandat sortant est fixée en cohérence, pour assurer la continuité des services (chauffage, ascenseur, assurances) sans chevauchement entre deux syndics.

Base légale : article 18, VII, de la loi du 10 juillet 1965.

En cas d’irrégularité de procédure

Une erreur de calcul des majorités ou un défaut de notification expose la décision à une contestation : un copropriétaire opposant ou défaillant dispose d’un délai de deux mois à compter de la notification du procès-verbal (elle-même faite par le syndic dans le mois suivant l’assemblée) pour saisir le tribunal judiciaire.

Si la désignation est annulée et que l’immeuble se retrouve sans syndic, tout intéressé peut demander au président du tribunal judiciaire la désignation d’un administrateur provisoire, chargé notamment de convoquer une assemblée pour élire un syndic. Ses fonctions cessent dès que le syndic désigné accepte son mandat. C’est une procédure de secours, pas une conséquence automatique de toute contestation.

Base légale : article 42 de la loi du 10 juillet 1965 ; article 47 du décret du 17 mars 1967.

Sécuriser la transmission des archives

Le vote acquis, la passation suit le calendrier de l’article 18-2.

Le calendrier légal

Échéance	Éléments transmis
15 jours	Situation de trésorerie, références des comptes bancaires et coordonnées de la banque
1 mois	Ensemble des documents et archives (registres, procès-verbaux, carnet d’entretien, contrats, diagnostics), y compris les pièces dématérialisées
2 mois après le délai d’un mois	État des comptes des copropriétaires et du syndicat, après apurement et clôture

La remise s’accompagne d’un bordereau récapitulatif, dont copie est remise au conseil syndical.

Base légale : article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 ; article 33-1 du décret du 17 mars 1967.

Les points de contrôle à la reprise

Le nouveau syndic fait transférer les signatures bancaires, vérifie que la trésorerie du syndicat est bien accessible, reprend les dossiers d’impayés et les actions en cours, et identifie clairement les sommes du fonds de travaux, dont l’affectation doit correspondre aux décisions d’assemblée. Le syndic sortant reste responsable des erreurs commises pendant sa gestion.

Checklist des documents à réclamer

• Registres et procès-verbaux des assemblées, liste à jour des copropriétaires.
• Carnet d’entretien, diagnostics techniques, plans et notices des équipements.
• Contrats en cours (maintenance, assurance) et dossiers de sinistres.
• Contrats de travail et bulletins de paie des éventuels employés de l’immeuble.
• Codes d’accès aux services dématérialisés (extranet, banque, fournisseurs).
• Dossier d’immatriculation de la copropriété à jour.

Distinguer non-renouvellement et résiliation anticipée

Les deux voies n’ont pas les mêmes conséquences financières.

Le non-renouvellement à l’échéance

À l’échéance du contrat, le non-renouvellement ne suppose aucune faute à démontrer, dès lors que la question est portée à l’ordre du jour d’une assemblée tenue dans les trois mois précédant le terme. Si cette procédure est respectée, le risque indemnitaire est nettement plus faible qu’en cas de résiliation anticipée : c’est la voie la plus simple et la moins exposée, il suffit de désigner un nouveau syndic.

Base légale : article 18, VII, de la loi du 10 juillet 1965.

La résiliation anticipée pour inexécution suffisamment grave

Mettre fin au mandat avant son terme suppose une inexécution suffisamment grave des obligations du syndic — pas une simple mésentente ni une perte de confiance. Absence de compte séparé, défaut de paiement des salariés ou fournisseurs, inexécution de travaux votés : ces manquements peuvent la justifier. Le fondement est l’article 18 VIII, et non l’ancienne notion de « motif légitime et sérieux ». La procédure suppose une demande motivée d’inscription à l’ordre du jour ; documentez chaque défaillance.

Base légale : article 18, VIII, de la loi du 10 juillet 1965.

Le risque d’indemnisation

Une résiliation votée sans inexécution suffisamment grave établie expose le syndicat à indemniser le syndic évincé à hauteur des honoraires restant à courir, le montant étant apprécié par le juge. À griefs fragiles, le non-renouvellement à l’échéance reste préférable. En cas de doute, un avis juridique préalable évite un contentieux coûteux.

Le point à retenir

La mise en concurrence n’est pas une contrainte administrative « tous les trois ans » : c’est l’outil qui permet, à chaque désignation, de comparer des offres sur une grille commune et de peser les honoraires face à la qualité de service. Le réflexe utile est de ramener toutes les offres au même format — forfait, prestations de l’annexe 2, honoraires de travaux dégressifs, organisation du cabinet — puis de sécuriser le vote (majorité de l’article 25, projets joints à la convocation) et la passation (15 jours / 1 mois / 2 mois, bordereau à l’appui). Le droit de changer est acquis ; tout se joue dans la préparation.

FAQ

En cas de changement de syndic, que deviennent les archives de la copropriété ?

Le syndic sortant doit transmettre au successeur, selon un calendrier légal : les références bancaires et la situation de trésorerie sous 15 jours, l’ensemble des archives (contrats, carnet d’entretien, registres, procès-verbaux) sous un mois, et l’état des comptes apuré sous deux mois après ce délai d’un mois. La remise s’accompagne d’un bordereau récapitulatif, dont copie va au conseil syndical.

En cas de rétention, le nouveau syndic ou le président du conseil syndical met le prédécesseur en demeure, puis peut saisir le tribunal judiciaire en référé pour obtenir la remise sous astreinte.

Base légale : article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 ; article 33-1 du décret du 17 mars 1967.

Quelle est la procédure pour changer de syndic à l’échéance du contrat ?

Le conseil syndical met en concurrence plusieurs projets de contrat conformes au modèle type, puis demande l’inscription de la désignation du candidat retenu à l’ordre du jour de l’assemblée, qui se tient idéalement dans les trois mois précédant la fin du mandat. Le vote a lieu à la majorité de l’article 25 (voix de tous les copropriétaires) ; à défaut, la passerelle de l’article 25-1 permet un second vote à la majorité de l’article 24 si le projet atteint le tiers des voix. Le nouveau contrat prend effet au plus tôt un jour franc après le vote.

Base légale : articles 24, 25 et 25-1 de la loi du 10 juillet 1965.

Peut-on rompre le mandat d’un syndic avant son terme ?

Oui, par une résiliation anticipée fondée sur une inexécution suffisamment grave (absence de compte séparé, défaut de paiement des fournisseurs, inexécution de travaux votés). Le conseil syndical notifie une demande motivée d’inscription à l’ordre du jour ; lorsque le président du conseil syndical demande la convocation, le syndic doit y procéder dans un délai de deux mois, à défaut de quoi le président convoque lui-même.

Une simple perte de confiance ne suffit pas : votée sans manquement établi, la révocation expose le syndicat à verser au syndic évincé des indemnités correspondant aux honoraires restant à courir. Constituez un dossier de preuves solide avant d’engager la procédure.

Base légale : article 18, VIII, de la loi du 10 juillet 1965.