Extranet de copropriété : documents obligatoires et accès

L’extranet de copropriété est l’espace en ligne sécurisé par lequel le syndic professionnel met à disposition les documents de l’immeuble. Sa composition n’est pas laissée à sa libre appréciation : un décret fixe une liste minimale, répartie en trois niveaux d’accès distincts.

Cet article précise si l’extranet est obligatoire, détaille les documents accessibles à tous, ceux réservés à chaque copropriétaire et ceux du conseil syndical, distingue cet accès du droit de demande de l’article 21, puis explique quoi faire si l’espace est incomplet et comment exploiter les pièces disponibles.

L’extranet est-il obligatoire ?

Oui pour un syndic professionnel, sous une réserve. L’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 impose au syndic professionnel de proposer un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots. Sans décision contraire de l’assemblée, cet accès doit être effectivement mis à disposition des copropriétaires.

L’assemblée générale peut toutefois décider de s’en dispenser, par un vote à la majorité de l’article 25 (majorité des voix de tous les copropriétaires). En l’absence d’une telle dispense, l’espace reste dû.

Deux précisions utiles :

• l’obligation pèse sur le syndic professionnel. Un syndic non professionnel (bénévole, coopératif) n’est pas soumis à cette obligation dans les mêmes termes ;
• l’espace doit être accessible dans des conditions normales d’utilisation. Une panne ponctuelle ou une maintenance se distingue d’une absence durable d’accès ou d’un défaut répété de mise à disposition, seul réellement contestable.

Le contenu minimal de cet espace est fixé par le décret n° 2019-502 du 23 mai 2019. Chaque document doit correspondre à la version ou à la période prévue par le décret : le texte fixe un contenu minimal, mais aucun délai général uniforme de mise à jour. Ne présumez donc pas d’une actualisation en temps réel. Le syndic peut ajouter des documents au-delà de ce socle ; ces ajouts sont facultatifs et doivent rester distincts du minimum réglementaire. Enfin, la mise à disposition numérique ne dispense jamais le syndic de conserver les archives du syndicat.

Quels documents doivent être accessibles à tous ?

Le décret prévoit une première liste, ouverte à tous les copropriétaires :

• le règlement de copropriété ;
• l’état descriptif de division ;
• les actes les modifiant, s’ils ont été publiés ;
• la dernière fiche synthétique de la copropriété ;
• le carnet d’entretien ;
• les diagnostics techniques relatifs aux parties communes en cours de validité ;
• les contrats d’assurance de l’immeuble en cours de validité ;
• l’ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat, à l’exception des contrats de travail des préposés ;
• les contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs en cours ;
• les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales annuelles appelées à connaître des comptes ;
• le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées ;
• le contrat de syndic en cours.

Trois points appellent une lecture attentive. La règle des procès-verbaux vise les trois dernières assemblées annuelles ayant examiné les comptes : une assemblée extraordinaire intermédiaire ne remplace donc pas nécessairement l’un de ces trois procès-verbaux. La liste minimale prévoit les devis approuvés, non l’ensemble des factures, qui ne figurent pas, à ce titre, parmi les documents accessibles à tous. Enfin, les diagnostics visés sont ceux des parties communes en cours de validité, et non l’ensemble des diagnostics du bâtiment.

Quels documents sont personnels ?

Le décret prévoit une deuxième liste, accessible au seul copropriétaire concerné, pour son lot :

• le compte individuel du copropriétaire, arrêté après l’approbation des comptes ;
• le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel des deux derniers exercices clos payées par le copropriétaire ;
• le montant de la part du fonds de travaux rattachée à son lot, arrêté après l’approbation des comptes ;
• les avis d’appels de fonds qui lui ont été adressés au cours des trois dernières années.

Le minimum réglementaire porte sur le compte individuel arrêté après l’approbation annuelle des comptes. Certains extranets proposent un suivi plus fréquent, mais ce service dépasse la liste minimale : ne comptez pas sur un suivi comptable en temps réel.

Attention à un usage courant mais inexact : un avis d’appel de fonds prouve la somme réclamée, pas son règlement. Conservez séparément vos relevés bancaires ou reçus de paiement, plus adaptés pour établir un paiement.

Enfin, la part du fonds de travaux est attachée au lot : elle n’est pas remboursée par le syndicat au copropriétaire vendeur, même si la négociation entre vendeur et acquéreur peut en tenir compte dans le prix.

Quels documents sont réservés au conseil syndical ?

Le décret prévoit une troisième liste, accessible aux membres du conseil syndical, pour leur mission de contrôle :

• les balances générales des comptes ;
• le relevé général des charges et produits de l’exercice échu ;
• les relevés périodiques des comptes bancaires séparés, le cas échéant ;
• les assignations relatives aux procédures judiciaires en cours ;
• les décisions de justice dont les délais de recours ne sont pas expirés ;
• la liste de tous les copropriétaires ;
• la carte professionnelle du syndic ;
• l’attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle ;
• l’attestation de garantie financière en cours de validité.

Le conseil syndical assiste le syndic et contrôle sa gestion ; il n’a pas d’obligation de surveillance permanente. Cette liste est celle du décret : elle ne comprend pas, par exemple, un état détaillé de tous les impayés, qui relève d’un autre fondement (voir plus bas).

Sur les garanties professionnelles, deux nuances. La garantie financière vise la représentation des fonds détenus, dans les conditions prévues par la réglementation ; elle ne neutralise pas tout risque. Vérifiez l’identité du garant, la période de validité et le montant garanti. L’assurance responsabilité civile professionnelle peut couvrir les conséquences de fautes professionnelles entrant dans le champ du contrat, sous réserve des plafonds, exclusions et conditions.

Que peut demander le conseil syndical en plus ?

L’accès à l’espace réservé ne se confond pas avec le droit de communication de l’article 21. Le conseil syndical peut prendre connaissance, et copie, de toutes pièces se rapportant à la gestion du syndic et à l’administration de la copropriété. Ce droit porte sur les pièces existantes et détenues : il ne permet pas d’exiger un document qui n’existe pas ou qui a été détruit conformément aux règles de conservation.

C’est sur ce fondement, et non par l’extranet, que le conseil peut obtenir des pièces non listées par le décret (factures détaillées, éléments sur les impayés dans le respect des données personnelles).

La procédure comporte un délai et une pénalité :

• faites une demande datée, par un moyen permettant d’en établir le contenu et la réception (par exemple une lettre recommandée avec accusé de réception) ;
• en l’absence de transmission des pièces au-delà d’un délai d’un mois à compter de la demande, des pénalités par jour de retard sont prévues ;
• leur montant est fixé par décret : il est de 15 euros par jour de retard à la date de vérification (décret n° 2020-1229 du 7 octobre 2020, art. 2), susceptible d’évoluer — vérifiez-le avant toute démarche.

Ces pénalités doivent être imputées sur la rémunération forfaitaire annuelle du syndic et déduites lors de l’établissement des comptes soumis à l’assemblée. En cas de refus ou d’absence d’imputation, le président du conseil syndical peut en demander le paiement au président du tribunal judiciaire, statuant selon la procédure accélérée au fond. Les sommes reviennent au syndicat des copropriétaires, non aux membres du conseil.

Cette pénalité ne sanctionne donc pas l’extranet en tant que tel : ni son absence, ni une panne, ni un document manquant de la liste minimale, ni une demande émanant d’un simple copropriétaire. Elle vise le défaut de transmission de pièces demandées par le conseil syndical dans les conditions de l’article 21.

Que faire si l’extranet est incomplet ?

La première étape consiste à qualifier précisément le manquement, car le fondement et la démarche diffèrent selon le cas :

• absence d’espace sécurisé alors qu’aucune dispense n’a été votée : le manquement relève de l’obligation de l’article 18 ;
• document obligatoire manquant dans l’un des trois niveaux : le manquement relève de la liste minimale du décret n° 2019-502 ;
• refus de transmettre une pièce au conseil syndical : le manquement relève du droit de communication de l’article 21, avec son délai d’un mois et sa pénalité.

Ne confondez pas ces régimes avec l’article 18-2, qui vise la transmission des archives lors d’un changement de syndic, et non un recours contre un extranet incomplet en cours de mandat.

En pratique, adressez d’abord une demande écrite au syndic, en conservant une trace des échanges. Si le blocage persiste, une action judiciaire peut être envisagée, mais elle doit être adaptée au manquement constaté : le juge peut, selon les cas, ordonner la remise des documents, le cas échéant sous astreinte. Un manquement persistant et documenté peut aussi peser dans l’évaluation du syndic, voire, selon sa gravité, justifier une révocation en assemblée générale. Une panne ponctuelle ne suffit pas.

Comment utiliser les documents ?

Disposer des pièces n’a d’intérêt que si vous les exploitez, dans les limites du rôle de chacun.

Vérifier les contrats. Comparez les devis approuvés en assemblée avec les prestations exécutées. Vérifiez que les honoraires pour prestations particulières correspondent à des services prévus au contrat de syndic et effectivement rendus, en distinguant contrat de base, frais privatifs et honoraires liés aux travaux.

Comparer les charges. Rapprochez le budget prévisionnel voté des dépenses effectives, poste par poste. Les écarts inexpliqués servent à préparer les questions et propositions soumises à l’assemblée, non à réajuster seul le budget.

Contrôler la banque et la comptabilité (conseil syndical). À partir des balances, du relevé des charges et produits et des relevés bancaires du compte séparé, le conseil vérifie la cohérence des écritures. Pour rapprocher une facture d’un paiement, tenez compte des acomptes, avoirs, règlements groupés, retenues de garantie et dates de comptabilisation : un écart n’est pas nécessairement une anomalie, mais il doit pouvoir s’expliquer.

Suivre les décisions et les travaux. Vérifiez que les appels de fonds correspondent à la résolution votée et à son calendrier. Pour les travaux, c’est le syndic qui ordonne les paiements : votre rôle est de vérifier qu’ils suivent les conditions contractuelles, l’avancement constaté et les décisions du syndicat, et que les attestations d’assurance applicables sont valides à l’ouverture du chantier.

Niveau d’accès	Contenu minimal (décret n° 2019-502)
Tous les copropriétaires	Règlement, état descriptif et modificatifs publiés ; dernière fiche synthétique ; carnet d’entretien ; diagnostics communs valides ; contrats d’assurance de l’immeuble ; contrats et marchés en cours ; contrats d’entretien des équipements ; trois dernières AG annuelles sur les comptes ; devis approuvés ; contrat de syndic
Copropriétaire concerné	Compte individuel arrêté ; charges des deux exercices clos ; part du fonds de travaux ; appels de fonds sur trois ans
Conseil syndical	Balances et relevé charges-produits ; relevés bancaires périodiques ; assignations et décisions de justice visées ; liste des copropriétaires ; garanties professionnelles du syndic

Sécurité et données personnelles

Le syndic, responsable du traitement des données de l’extranet, doit en assurer la sécurité et la confidentialité conformément au RGPD. L’accès doit être protégé par un identifiant et un mot de passe personnels : utilisez des identifiants complexes et ne les communiquez pas à des tiers.

Les membres du conseil syndical doivent respecter la confidentialité des données auxquelles ils accèdent et limiter leur diffusion à ce qui est nécessaire à leur mission. Plutôt que de multiplier les copies sur des supports personnels, le conseil peut conserver les documents utiles à son suivi dans un espace sécurisé, à accès limités, avec une politique de conservation et une restitution lors du renouvellement de ses membres. Évitez les clés USB et supports non chiffrés contenant des données personnelles.

FAQ

L’extranet est-il obligatoire pour un syndic ?

Oui pour un syndic professionnel : il doit proposer un accès en ligne sécurisé aux documents de la copropriété (article 18 de la loi du 10 juillet 1965). L’assemblée générale peut cependant décider de s’en dispenser par un vote à la majorité de l’article 25. Sans cette dispense, l’espace doit être effectivement mis à disposition.

Quels documents puis-je consulter sur mon espace personnel ?

Deux ensembles. Les documents communs à tous (règlement, fiche synthétique, carnet d’entretien, diagnostics des parties communes valides, contrats et marchés en cours, trois dernières assemblées annuelles sur les comptes) et vos documents personnels : votre compte individuel arrêté après approbation, les charges payées sur les deux derniers exercices clos, votre part du fonds de travaux et vos avis d’appels de fonds des trois dernières années. Base légale : décret n° 2019-502 du 23 mai 2019.

Le conseil syndical a-t-il un accès plus large ?

Oui. Son espace réservé contient notamment les balances générales, le relevé des charges et produits, les relevés bancaires périodiques du compte séparé, les assignations et décisions de justice visées par le décret, la liste des copropriétaires et les garanties professionnelles du syndic (carte professionnelle, assurance responsabilité civile, garantie financière). Base légale : décret n° 2019-502 du 23 mai 2019. Pour des pièces non listées, le conseil dispose en outre du droit de communication de l’article 21.

Que faire si un document demandé n’est pas transmis ?

Distinguez d’abord le manquement : absence d’espace (article 18), document minimal manquant (décret n° 2019-502) ou refus de transmettre une pièce au conseil syndical (article 21). Dans ce dernier cas, au-delà d’un délai d’un mois à compter de la demande du conseil, des pénalités par jour de retard, d’un montant de 15 euros à la date de vérification, sont imputées sur la rémunération forfaitaire annuelle du syndic (article 21 de la loi du 10 juillet 1965 et décret n° 2020-1229 du 7 octobre 2020, article 2). L’article 18-2 vise, lui, la transmission des archives lors d’un changement de syndic, non un recours contre un extranet incomplet en cours de mandat.

Comment sont protégées mes données personnelles ?

Le syndic, responsable du traitement, doit garantir la sécurité et la confidentialité des données conformément au RGPD, l’accès étant protégé par un identifiant et un mot de passe personnels. Certains documents ne figurent pas dans la liste accessible à tous, notamment les contrats de travail des préposés ; seuls les montants globaux de rémunération apparaissent dans la comptabilité. Base légale : décret n° 2019-502 du 23 mai 2019.

À retenir

L’extranet du syndic professionnel n’est pas un service à géométrie variable : le décret du 23 mai 2019 fixe une liste minimale, répartie en trois accès — documents communs à tous, pièces personnelles liées au lot, pièces réservées au conseil syndical.

Gardez en tête deux distinctions. L’accès à l’espace réservé du conseil n’est pas le droit de communication de l’article 21, qui seul ouvre le délai d’un mois et la pénalité de 15 € par jour. Et un recours suppose de qualifier le manquement exact — article 18, décret 2019-502 ou article 21 — pour engager la démarche adaptée.