Renouvellement du syndic : faut-il remettre le contrat en concurrence ?

Le contrat du syndic ne se reconduit jamais tout seul. À chaque échéance, l’assemblée générale doit voter une nouvelle désignation, même lorsqu’elle souhaite conserver le même cabinet. C’est le bon moment pour se poser la question du titre : faut-il comparer plusieurs contrats avant de renouveler ?

Cet article suit l’ordre des décisions à prendre : faut-il mettre le syndic en concurrence, quand commencer, comment comparer les offres, comment les inscrire à l’ordre du jour, comment voter, et que faire si aucun syndic n’est désigné.

En bref. Oui, en principe, lorsque l’assemblée doit désigner un syndic professionnel et qu’un conseil syndical existe : le conseil met plusieurs projets de contrats en concurrence. L’assemblée peut toutefois l’en dispenser par un vote préalable à la majorité de l’article 25. En l’absence de conseil syndical, la mise en concurrence n’est pas obligatoire. Et son omission n’entraîne pas, à elle seule, l’irrégularité de la désignation.

Faut-il mettre le syndic en concurrence à chaque échéance ?

L’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 charge le conseil syndical de mettre en concurrence plusieurs projets de contrats avant l’assemblée appelée à désigner un syndic professionnel. Ces projets doivent être établis conformément au contrat type réglementaire et accompagnés de la fiche d’information sur le prix et les prestations.

Trois précisions changent la portée de cette obligation :

• elle n’est liée à aucune périodicité fixe : il n’existe pas de règle « tous les trois ans ». Elle se rattache à l’assemblée qui désigne le syndic ;
• elle n’est pas prescrite à peine d’irrégularité de la décision : son absence ne suffit pas, à elle seule, à faire tomber la désignation (article 21) ;
• l’assemblée précédente peut voter une dispense, à la majorité absolue de l’article 25. Cette dispense concerne le conseil syndical et ne prive pas un copropriétaire de proposer un contrat concurrent.

Enfin, lorsque la copropriété n’a pas institué de conseil syndical, l’obligation de mise en concurrence par le conseil ne s’applique pas.

Le conseil syndical peut se prononcer par un avis écrit sur tout projet de contrat. Lorsqu’il le fait, cet avis est joint à la convocation avec les projets concernés (article 21). Il ne s’agit pas d’une obligation de notifier des conclusions.

Une nouvelle désignation, pas une reconduction

Juridiquement, l’assemblée procède à une nouvelle désignation du syndic, même si elle conserve le même cabinet. L’article 28 du décret du 17 mars 1967 prévoit que le syndic « peut être de nouveau désigné » : sans vote, le mandat s’éteint à son terme et le syndicat se retrouve dépourvu de syndic. Un contrat qui arrive à échéance n’ouvre d’ailleurs pas droit, par lui-même, à une indemnité : il n’y a pas de rupture. C’est la résiliation anticipée qui pose la question d’une indemnisation, sous un autre régime.

Le contrat de syndic professionnel doit par ailleurs être conforme au contrat type : la sanction d’un manquement est une amende administrative (article 18-1 A), et non le mécanisme des « clauses réputées non écrites », qui vise le règlement de copropriété.

La durée du mandat

Un mandat de syndic ne peut excéder trois ans (article 28 du décret du 17 mars 1967). Cette durée est réduite à un an, pendant les délais prévus à l’article 1792-4-1 du code civil, en cas de liens avec les personnes ayant participé à la construction de l’immeuble — le syndic, mais aussi ses proches, employeurs ou préposés. Il s’agit d’un maximum : rien n’interdit un mandat plus court.

Quand commencer la démarche ?

Une comparaison sérieuse suppose du temps. En pratique, engagez la démarche six mois à un an avant l’échéance du mandat en cours.

Ce délai permet d’enchaîner les étapes sans précipitation :

• si vous envisagez une dispense de mise en concurrence, elle doit être votée à l’assemblée précédente : anticipez d’un cycle ;
• définissez un cahier des charges, puis sollicitez plusieurs cabinets pour recevoir des projets de contrats complets et leur fiche d’information ;
• laissez au conseil syndical le temps d’analyser les offres et, le cas échéant, de formuler son avis écrit ;
• veillez à ce que les projets retenus soient prêts à être annexés à la convocation, dont la notification intervient au plus tard vingt et un jours avant l’assemblée.

L’objectif est d’arriver à l’assemblée avec des offres déjà comparées, et non de découvrir les contrats le jour du vote.

Comment comparer les contrats ?

Exigez de chaque cabinet la fiche d’information standardisée sur le prix et les prestations — à ne pas confondre avec la fiche synthétique de la copropriété, qui décrit l’immeuble et n’a aucune fonction tarifaire. Elle distingue clairement ce qui est inclus du forfait de ce qui reste en option.

Comparez ensuite les offres poste par poste, sur une grille commune :

• le forfait annuel de gestion courante (en précisant s’il s’agit de montants TTC) ;
• la durée du contrat proposé ;
• le nombre, la durée et le compte rendu des visites de l’immeuble ;
• la durée et la plage horaire de l’assemblée générale incluses au forfait ;
• les réunions du conseil syndical prévues ;
• le coût horaire des vacations hors forfait et les majorations éventuelles ;
• la gestion des sinistres et des contentieux ;
• les honoraires en cas de travaux ;
• le coût de l’état daté ;
• l’équipe affectée, les modalités de remplacement du gestionnaire et la reprise des dossiers en cours.

Deux réflexes utiles. Vérifiez que chaque somme facturable en supplément dispose d’un fondement réglementaire ou contractuel, puis comparez son montant : une ligne chère n’est pas nécessairement illégale. Et examinez de près les prestations particulières (recouvrement des impayés, réunions supplémentaires), dont le coût varie fortement d’un contrat à l’autre.

Vérifier les pièces du candidat

Au-delà du prix, contrôlez la régularité du professionnel :

• la carte professionnelle délivrée par la CCI : vérifiez qu’elle est en cours de validité et qu’elle couvre l’activité de syndic de copropriété ;
• la garantie financière, qui couvre la représentation des fonds, et l’assurance de responsabilité civile professionnelle, qui couvre les conséquences de certaines fautes : deux objets distincts. Contrôlez les attestations, leurs montants, leur période de validité et l’identité du garant ou de l’assureur ;
• la solidité de la structure : ancienneté, comptes disponibles, changements récents de direction, stabilité de l’équipe proposée. Aucun de ces éléments ne garantit toutefois la qualité future de la gestion.

Comment inscrire les candidatures à l’ordre du jour ?

Le conseil syndical ou un copropriétaire demande l’inscription des projets de contrat à l’ordre du jour. Adressez cette demande suffisamment tôt pour qu’elle soit intégrée à l’ordre du jour et aux documents joints : une demande tardive peut être reportée à l’assemblée suivante. Le délai de vingt et un jours concerne, lui, la notification de la convocation par le syndic, et non le dépôt de la demande.

Transmettez la demande par un moyen permettant d’établir sa date, son contenu et sa réception — en pratique une lettre recommandée ou le dispositif électronique admis dans la copropriété.

À la convocation doivent être annexés :

• l’intégralité de chaque projet de contrat retenu ;
• la fiche d’information sur le prix et les prestations qui l’accompagne ;
• l’avis écrit du conseil syndical, lorsqu’il en a formulé un sur un ou plusieurs projets.

Chaque candidature fait l’objet d’une résolution distincte, pour éviter toute confusion lors du vote. L’ordre des scrutins est fixé clairement par le président de séance, et le résultat de chaque vote est consigné avant de passer au candidat suivant.

Comment voter le renouvellement ?

La désignation du syndic s’effectue à la majorité absolue de l’article 25 : on comptabilise les voix de tous les copropriétaires, y compris les absents. L’assemblée se prononce successivement sur chaque contrat inscrit à l’ordre du jour.

Si aucun candidat n’atteint ce seuil mais que l’un d’eux recueille au moins un tiers des voix de tous les copropriétaires, un second vote immédiat peut avoir lieu à la majorité simple de l’article 24 (article 25-1). Cette majorité ne compte que les voix exprimées — présents, représentés ou ayant voté par correspondance —, les abstentions n’étant pas comptabilisées.

Attention à une confusion fréquente : si le tiers n’est pas atteint, il n’existe aucune passerelle permettant de reconvoquer une assemblée pour désigner le syndic à la majorité simple. Le second tour à trois mois de l’article 25-1 est réservé aux travaux du f de l’article 25. Il faut alors reprendre une désignation dans les règles ordinaires, sans laisser expirer le mandat en cours.

Enfin, portez au contrat des dates calendaires précises de prise d’effet et d’échéance. Le délai d’« un jour franc après l’assemblée » n’est pas une règle générale du renouvellement : il vise les cas où l’assemblée met fin à un contrat en cours (article 18). Pour un mandat arrivant à son terme, ce qui compte est la cohérence des dates, afin d’éviter toute superposition entre deux contrats.

Que faire si aucun syndic n’est désigné ?

Si l’assemblée ne dégage aucune majorité, la priorité est d’éviter la vacance. Dans la mesure du possible, une nouvelle assemblée doit être convoquée avant l’expiration du mandat en cours.

Le syndic refuse de convoquer l’assemblée de renouvellement ? Après une mise en demeure restée infructueuse pendant plus de huit jours, le président du conseil syndical peut convoquer lui-même l’assemblée (article 8 du décret du 17 mars 1967).

Si le mandat expire sans qu’aucun syndic soit désigné, le syndicat se retrouve dépourvu de représentant. Le président du tribunal judiciaire peut alors, sur requête de tout intéressé, désigner un administrateur provisoire chargé notamment de gérer l’immeuble et de convoquer une assemblée pour désigner un syndic (article 47 du décret du 17 mars 1967). À ne pas confondre avec l’administrateur provisoire des copropriétés en difficulté, qui relève d’un tout autre régime. Cette solution est coûteuse et doit rester un recours ultime.

La passation, en trois délais. Lorsque le syndic change, l’ancien transmet, à compter de la cessation des fonctions (article 18-2) : sous quinze jours, la situation de trésorerie, les références des comptes bancaires et les coordonnées de la banque ; sous un mois, l’ensemble des documents et archives, y compris numériques ; puis, dans les deux mois suivant ce délai d’un mois, l’état des comptes après apurement. Le compte séparé étant ouvert au nom du syndicat, un changement de syndic n’impose pas de le clôturer : ce sont les pouvoirs bancaires qui changent. Ces règles de transmission sont détaillées dans notre guide dédié à la transmission des archives.

Tableau de décision

Situation	Portée réelle	Action recommandée
Échéance dans plus de six mois	Temps disponible pour comparer	Définir le cahier des charges et solliciter des offres
Dispense votée à l’AG précédente	Mise en concurrence non obligatoire pour le conseil syndical	Évaluer malgré tout le contrat sortant
Aucun conseil syndical	Pas d’obligation de mise en concurrence par le conseil	Un copropriétaire peut proposer un contrat
Une seule offre jointe	Désignation possible, comparaison insuffisante	Vérifier les pièces et documenter la prochaine consultation
Absence de mise en concurrence	Irrégularité de méthode, sans nullité automatique de la désignation	Demander des explications et préparer la prochaine échéance
Un candidat atteint le tiers, aucun l’article 25	Passerelle immédiate possible	Second vote à l’article 24
Aucun candidat n’atteint le tiers	Pas de passerelle immédiate	Éviter l’expiration du mandat et reprendre une désignation
Mandat expiré sans syndic désigné	Syndicat dépourvu de représentant	Saisine sur le fondement de l’article 47 du décret

À retenir

Le renouvellement du syndic se prépare bien avant l’assemblée. Lorsqu’un conseil syndical existe et que l’assemblée doit désigner un syndic professionnel, la mise en concurrence est la règle, sauf dispense votée à l’article 25 ou absence de conseil syndical ; son omission ne suffit pas à annuler la désignation. Le reste tient à la méthode : comparer les contrats sur une grille commune, annexer les projets à la convocation, voter à la majorité absolue de l’article 25 (avec la passerelle de l’article 25-1 si le tiers est atteint) et fixer des dates de mandat cohérentes pour ne pas laisser le syndicat sans syndic.

FAQ

Est-il obligatoire de mettre en concurrence plusieurs contrats lors du renouvellement du syndic ?

L’article 21 charge le conseil syndical de mettre en concurrence plusieurs projets de contrats avant l’assemblée appelée à désigner un syndic professionnel — sans aucune périodicité. Il n’existe pas d’obligation « tous les trois ans ». La formalité n’est pas prescrite à peine d’irrégularité, elle ne joue pas sans conseil syndical, et l’assemblée peut en dispenser le conseil par un vote inscrit à l’ordre du jour de l’assemblée précédente, à la majorité absolue de l’article 25. Cette dispense ne prive pas un copropriétaire de proposer un contrat concurrent.

Quelle est la durée maximale légale d’un mandat de syndic ?

La durée maximale d’un mandat est fixée à trois ans. Pendant les délais prévus à l’article 1792-4-1 du code civil, cette durée est réduite à un an lorsque le syndic ou l’une des personnes qui lui sont liées (proches, employeurs, préposés) a, directement ou indirectement, participé à la construction de l’immeuble. Base légale : article 28 du décret du 17 mars 1967. En copropriété, le renouvellement tacite n’existe pas : à l’échéance, un nouveau vote en assemblée est impératif, faute de quoi le syndicat se retrouve sans syndic.

À quelle majorité doit-on voter le renouvellement du contrat de syndic ?

La désignation ou le renouvellement du syndic s’effectue à la majorité absolue des voix de tous les copropriétaires, présents, représentés ou absents : c’est la majorité de l’article 25. Si aucun candidat n’atteint ce seuil mais que l’un d’eux recueille au moins un tiers des voix de l’ensemble des copropriétaires, un second vote peut être organisé immédiatement à la majorité de l’article 24 — les voix exprimées, y compris les votes par correspondance, les abstentions n’étant pas comptabilisées. Base légale : article 25-1 de la loi de 1965.

Que se passe-t-il si l’assemblée générale ne désigne aucun syndic ?

Si aucune majorité n’est dégagée, la copropriété se retrouve en situation de carence. Le président du tribunal judiciaire peut alors, à la demande de tout intéressé, désigner un administrateur provisoire chargé notamment d’assurer la gestion courante et de convoquer une assemblée en vue de désigner un syndic. Base légale : article 47 du décret du 17 mars 1967. Cette procédure est lourde et coûteuse : mieux vaut convoquer une nouvelle assemblée avant l’expiration du mandat.

Un copropriétaire peut-il contester la désignation du syndic ?

Oui. L’absence de mise en concurrence ne suffit pas, à elle seule, à annuler la désignation (article 21). En revanche, l’absence, avec la convocation, d’un projet de contrat ou d’un document dont la notification conditionne la validité de la décision peut fragiliser la résolution. Un copropriétaire opposant ou défaillant peut la contester dans les deux mois suivant la notification du procès-verbal. Base légale : article 42 de la loi du 10 juillet 1965.